Documentação Conceitual + Técnica

Resumo

O módulo de contas a pagar tem como objetivo ser a ferramenta que organiza a gestão das despesas da empresa. Tudo que a empresa paga deve ser controlado através do módulo. Os tipos de pagamentos mais comuns são:

1. Compras de modo geral (Matéria prima, material de expediente, serviços, etc);
2. Impostos
3. Pagamento de terceiros
4. Comissões
5. Empréstimos e financiamentos

No sistema, todas as despesas que são devidas pela empresa são lançadas com o tipo de documento “AP” – abreviação de “Autorização de Pagamento”. As “AP’s” podem ser pagas/baixadas de diversas formas. Boleto, transferência e depósito bancário são as formas mais comuns, mas também pode-se pagar em dinheiro, com a emissão de cheques próprios, com o repasse de cheque recebido de terceiros ou através de compensação de créditos referente a pagamentos antecipados ou devoluções efetuadas.

Normalmente na empresa existe um usuário ou uma equipe de usuários focados em contas a pagar, que utilizam o módulo. É comum, mesmo em empresas menores, ter um usuário focado nesta gestão.

Tipos de documento e suas origens

AP – Autorização de Pagamento

AP é o principal documento controlado no módulo. As APs podem representar vários meios de pagamento e tem 2 formas de gerar uma AP no sistema:

1. Entrada de Nota Fiscal
2. Inclusão Manual

Para definir qual é a forma/meio de pagamento de uma AP, normalmente é orientado aos usuários utilizarem o campo de Histórico. Os mais comuns são “Boletos” ou “Transferência/Depósito”.

Para classificar uma despesa dentro do plano de contas da empresa, o campo a ser utilizado é “Classe Gerencial”. Na classe gerencial é que se define o que se está pagando, por exemplo: Compra de Matéria Prima, Energia Elétrica, Comissão de Vendas, Pagamento de Terceiros, Material de Expediente, Salários….

Em alguns casos as empresas definem que as APs devem ficar bloqueadas no sistema e só podem ser pagas após a liberação de um usuário com permissão para isso.

Antecipação

As antecipações representam os pagamentos efetuados de forma adiantada aos fornecedores. Supondo que um fornecedor exige que para vender algum item para a empresa, seja necessário efetuar o pagamento de forma antecipada. Desta forma a empresa fica com um crédito em aberto com o fornecedor para ser compensado futuramente quando a nota de compra chegar.

Ao efetuar um lançamento de uma antecipação de forma manual, o sistema gera um lançamento de débito na conta corrente da empresa, obrigando o usuário selecionar de qual conta deseja tirar o valor referente à antecipação.

Uma antecipação também pode ser gerada através da emissão de um cheque próprio e do recebimento de cheques de terceiro. Neste segundo exemplo, a antecipação não passa por uma conta corrente.

Devolução

As devoluções também são créditos que a empresa possui em aberto com os fornecedores. Normalmente uma devolução é gerada no sistema apenas se o parâmetro 70 do compras estiver configurado como “1 – Lançar Devolução”, através do faturamento de uma nota fiscal de devolução, na tela específica para este fim. Na tela de faturamento de devoluções, o usuário pode manualmente escolher esta opção, mesmo que o parâmetro esteja configurado de outra forma. Também é possível efetuar o lançamento de uma devolução de forma manual.

Orçamento

Os orçamentos são provisionamento de despesas. Normalmente são utilizados por empresas que trabalham com planejamento orçamentário pré definido. Durante o planejamento estratégico de um próximo ano, a diretoria das empresas define metas e objetivos e com base nisso, estabelecem teto de despesas para cada classe gerencial, para cada mês do ano. Com isto é possível acompanhar o desempenho da empresa durante o ano em relação ao planejamento, comparando as despesas que foram lançadas no sistema com o orçamento planejado (Orçado x Realizado). É comum em alguns casos a empresa lançar o orçamento apenas para despesas recorrentes sem valor fixo, como energia elétrica, telefonia, conta de água ou despesas de terceirizações. Nestes casos, quando a despesa chega com o valor correto, é transformado o orçamento em AP, eliminando assim o registro de orçamento do sistema.

Formas de Baixa

Boletos / Transferências / Dinheiro / Depósitos

Estas são as formas mais comuns utilizadas pelas empresas. Para efetuar a baixa de uma AP que foi paga por algum destes meios, pode-se utilizar a tela de manutenção do pagar, baixando AP por AP individualmente ou pode-se utilizar a tela de baixa por período, onde é possível selecionar várias APs para baixar ao mesmo tempo.

Também é possível utilizar o módulo de “Pagamento Escritural” para efetuar o pagamento de boletos bancários e também efetuar TEDs e DOCs (transferências bancárias).  Para utilizar este módulo, no caso dos boletos bancários, o usuário é obrigado a alimentar no sistema o código de barras de cada boleto. No caso das transferências bancárias, é necessário ter os dados da conta corrente do fornecedor que será pago. Neste módulo o usuário pode gerar um arquivo de remessa de pagamentos, onde poderá informar ao banco quais pagamentos deseja efetuar. Também poderá baixar um arquivo de retorno que confirmará o pagamento das APs pelo banco, efetuando as baixas no sistema.

As baixas efetuadas por estes meios de pagamento, através das telas citadas, devem gerar obrigatoriamente um lançamento de débito na conta corrente, sendo o usuário obrigado a informar de qual conta corrente o valor do pagamento está sendo debitado.

Emissão de cheque próprio

Um documento do tipo “AP” pode ser baixado no sistema através da emissão de um cheque da própria empresa. Na tela de emissão de cheques o usuário irá selecionar de qual conta corrente o talão de cheques corresponde, informar os dados do cheque e pode selecionar quais APs deseja baixar. Ao efetuar este processo, o sistema efetuará a baixa de todas as APs selecionadas e gerará um lançamento na conta corrente com data futura, que deve ficar como “Pendente”, para que o usuário possa compensá-lo quando o cheque for descontado no banco pelo fornecedor.  Na prática, ao pagar uma despesa com um cheque, a empresa está trocando um documento (AP) por outro (Cheque). Isto caracteriza que o instrumento de cobrança que o fornecedor tem com a empresa agora é o cheque. A AP está baixada e não deve sofrer alterações caso o cheque não tenha fundos, por exemplo. Caso isto acontecer, o fornecedor irá cobrar da empresa o cheque e não a AP.

Cheques de Terceiros

É comum que algumas empresas aceitem cheques de seus clientes como recebimento por suas vendas. Estes cheques normalmente entram no sistema para baixar duplicatas de contas a receber. Ao lançar estes cheques no sistema, os mesmos ficam em aberto no módulo de contas a receber e podem ser utilizados pela empresa para pagar suas próprias despesas (repassando os cheques aos seus fornecedores).

Para baixar uma AP com um cheque recebido de terceiro, deve-se utilizar a tela de baixa por período do pagar, selecionando quais APs deseja baixar e na aba “Cheques”, selecionando quais cheques de terceiro deseja utilizar para pagar as APs selecionadas.

Da mesma forma que ocorre com a emissão de um cheque próprio, o instrumento de cobrança do fornecedor deixa de ser a AP e passa a ser os cheques que foram repassados a ele. Caso algum dos cheques não possua fundos e seja devolvido, nada deve ser feito com as APs que foram baixadas com este cheque, pois o que o fornecedor irá cobrar da empresa não é a AP e sim o cheque que foi devolvido.

Compensação de Créditos (Devoluções e Antecipações)

Caso a empresa possua um crédito em aberto com o fornecedor, seja ele devido a um adiantamento de pagamento (antecipação) ou por uma devolução de uma compra, ela pode utilizar estes créditos para efetuar a baixa das APs deste fornecedor. Para isto, basta ir na tela de baixa por período, selecionar quais APs devem ser baixadas e ir na aba “Antecipações”. Nesta aba o usuário pode selecionar tanto pagamentos antecipados, quanto devoluções para baixar. Ao fazer isto, o sistema baixa tanto o saldo das APs quanto o saldo dos créditos selecionados. As baixas de todos os documentos relacionados recebem o mesmo número de lançamento. Neste tipo de baixa, não é gerado lançamento em conta corrente.

Documentação Técnica

A tabela que guarda as informações principais referente aos documentos controlados no módulo de contas a pagar é a tabela PAGTO. A tabela que guarda o registro de cada baixa efetuada nestes documentos é a tabela PAGTO1.

Observações:

A tabela PAGTO possui como índice único a composição dos campos CODCRE, STATUS, DUPLI, SERIE. Para evitar que o usuário efetue o lançamento da mesma despesa (referente a mesma NF) em duplicidade.

A composição do saldo em aberto de um documento da tabela PAGTO sempre é o resultado do cálculo: PAGTO.VALOR + PAGTO.JUROS – PAGTO.VAL_PAG – PAGTO.DESCONTO – PAGTO.VAL_DEV.

Existem ainda os valores G e D para o campo STATUS, que se referem à APs que foram agrupadas ou desdobradas, gerando novos registros de AP na tabela. Estes status servem para manter o registro original de uma AP que foi desdobrada ou agrupada para que o usuário possa ter rastreabilidade e controle sobre estas ações. Estes documentos não permitem baixas.

Principais telas:

Manutenção/Movimentações:

12100 – Manutenção do Pagar

Serve para o usuário dar manutenção em documentos do contas a pagar individualmente, efetuando alterações em informações referentes ao documento, baixas individuais ou exclusão.

12101 – Baixa por Período

Serve para o usuário efetuar baixas de várias APs ao mesmo tempo. Também serve para efetuar baixas utilizando cheques de terceiros ou créditos de antecipação e devolução.

12102 – Inclusão do Pagar

Serve para o usuário efetuar lançamentos manuais de qualquer documento que pode ser controlado no módulo de contas a pagar.

12103 – Liberações de APs

Serve para as empresas que controlam os pagamentos que podem ou não ser efetuados, onde cada AP deve passar pela avaliação de um usuário com acesso superior (Normalmente diretor financeiro ou proprietário da empresa) que irá autorizar o pagamento.

12402 – Emissão de Cheques

Serve para o usuário registrar a emissão de um cheque próprio da empresa. Nesta tela é possível efetuar a baixa de APs com a emissão de um cheque, bem como emitir um cheque avulso, gerar uma antecipação com a emissão do cheque ou efetuar a transferência de valores de uma conta corrente para outra, quando a empresa decide fazer isso com a emissão de cheque e não via transferência bancária.

Relatórios/Análises

12110 – Por Fornecedores

Serve para o usuário analisar todos os pagamentos agrupando e totalizando por fornecedor.

12111 – Por Classe Gerencial

Serve para o usuário analisar todos os pagamentos agrupando e totalizando por classe gerencial.

12113 – Por Emissão / Vencimento

Serve para o usuário analisar todos os pagamentos agrupando e totalizando por data de emissão ou por data de vencimento, conforme opção selecionada em tela.

12114 – De Títulos Pagos

Serve para o usuário analisar as baixas efetuadas nos documentos do módulo de contas a pagar.

12115 – De posição do pagar

Serve para o usuário retroagir o contas a pagar, verificando o saldo em aberto das APs em uma determinada data passada. Normalmente é agrupado por fornecedor. Este relatório normalmente é utilizado para fazer conciliações e comparações com a contabilidade.